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大连理工大学公文处理办法
2014-09-12 10:16  

2012911日修订)

第一章  总则

第一条  为了使学校党政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文(发文、收文)处理工作的效率和质量,制定本办法。

第二条  公文处理应做到及时、准确、安全,公文处理过程必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定,确保国家秘密安全。

第三条  本办法对学校机关各部处和各学部、学院(系)的公文处理均具有规范意义,各单位应参照本办法规范本单位的公文处理工作。

第二章  公文种类

第四条  按照公文的文种分类,公文可分为如下几种:

(一)决议  适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定  适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(三)通告  适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四)意见  适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知  适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

(六)通报  适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(七)报告  适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

(八)请示  适用于向上级机关请求指示、批准。

(九)批复  适用于答复下级机关请示事项。

(十)  适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十一)纪要  适用于记载会议主要情况和议定事项。

第五条  根据公文性质、内容、发送范围及印制机关,我校机关代字可分为以下几种:

(一)大工委发  用于校内印发有关学校党委全委会、常委会讨论通过的重大事项;印发以校党委名义任免干部的公文。

(二)大工委字  用于印制以校党委名义向教育部党组、省委、市委报告或请示重要事项的公文。

(三)大工校发  用于校内印发校长办公会、校党政领导联席会议讨论通过的重要事项的公文。

(四)大工校字  用于印制向教育部、省、市人民政府报告或请示工作及向其他非主管部门报告或请示重要事项的公文。

(五)大工校任  用于印发以校长名义任免行政干部的公文。

(六)大工技任  用于印发以校长名义任免技术干部的公文。

(七)大工办发  用于校内印发经校领导同意的公文,如成立或撤销工作机构、工作通知等。

(八)大工办字  用于印发经主管校领导同意、以学校办公室名义向有关机构请示、报告工作的公文。

(九)大工办纪  用于印发学校各类重要会议会议纪要的公文。

(十)大工函  用于印制以学校名义就某项工作向业务主管部门请示、报告及对外联系一般性工作的公文;印制其他不宜以校党委或学校“文件”形式印发的公文,如呈送报告、资料等。

(十一)校内各单位以学校名义就某一专门工作向上级主管部门或无隶属关系的业务主管部门请示汇报工作以及在校内印发的公文,可以印制函件,以“大工×[××××] ×号”为发文字号,如“大工教[2009]1号”。

第三章  公文格式

第六条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。用6位阿拉伯数字顶格标注在版心左上角第1行。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应该根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。密级用21磅黑体,两字之间空1个字。顶格标注在版心左上角第1行。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)发文机关标示。“大工委发”、“大工委字”用“中共大连理工大学委员会文件”版头,“大工校发”、“大工校字”用“大连理工大学文件”版头,“大工办发”、“大工办字”、“大工办纪”用“大连理工大学学校办公室文件”版头,“大工函”用“大连理工大学”函件版头。

联合行文,版头可以用主办机关名称,也可以并用联署机关名称。

(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。多个部门联合行文,只标明主办单位发文字号。文件用三号仿宋体,年份、发文顺序号用半角Times New Roman字体阿拉伯数字,年份外加中文六角括号“〔 〕”

(六)签发人。上报的公文应当在发文字号右侧标注“签发人”,签发人后面标注签发人姓名。“签发人”用三号仿宋体,签发人姓名用三号楷体。

(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。用二号华文中宋,标注在横线下方位置,上空1行,一行或多行居中排布。多行标题排列为正宝塔、倒宝塔或菱形,不采用上下长度一样的正方形和上下长、中间短的沙漏型,每行词意完整,长度适宜,字距恰当。多个发文机关名称之间用空格分开,不加顿号,换行时省略。

(八)主送机关。公文的主要受理机关、应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。用三号仿宋体,与正文标题空开1行,左侧顶格排,回行时仍顶格,最后一个主送机关名称后标全角冒号。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。用三号仿宋体,标点符号要符合排版规则,数字、年份不能折行。段首前空2个字,段尾单字不成行。段落之间一般不空行,特殊情况为划分层次,段落间空1行。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。用三号仿宋体,位于正文和发文机关署名之间,与正文空开1行,“附件:”前空2个字,后接排附件名称,名称后不加标点符号,附件序号用阿拉伯数字,每行位置对齐,如“附件:1.××××”。

(十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。用三号仿宋体,居右排,后空2个字,上空3行。两个以上机关联合发文,发文机关名称上下并排,等距撑开,长度相同。

(十二)成文日期。署会议通过或者领导签发的日期。联合行文时,署最后一人签发的日期。用三号仿宋体,首字比发文机关首字右移2个字,如长于发文机关,居右排时后空2个字。

(十三)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。“大工校任”文件署校长签名章。

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。“附件”用三号黑体,在附件正文左上角顶格排,有序号时应加序号。附件序号和附件标题应与附件说明表述一致,附件标题与“附件”之间空1行,附件与文件正文不能一起装订时,应在“附件”之前表明文件发文字号。

(十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(十七)印发机关和印发日期。大工委发、大工委字、大工校发、大工校字、大工办纪、大工函一般由大连理工大学学校办公室印制,大工办发、大工办字一般由学校办公室秘书科、行政科印制。印制时间应为签发时间的当日或者次日。用三号仿宋体,印发机关居左排,前空半字,印发日期居右排,后空半字。翻印的文件,在印发机关和印发日期下标注翻印机关和翻印日期,格式相同。

(十八)页码。公文页数顺序号。用4号半Times New Roman字体阿拉伯数字,置于版心下边缘之下一行。

第四章  发文办理

第七条  发文办理指以学校名义制发公文的过程,应执行以下程序:

拟稿Þ校核Þ打印清样Þ办公室签署拟办意见Þ主管校领导签发Þ登记编号Þ打印Þ装订Þ盖印Þ分发Þ存档

(一)拟稿。根据工作需要或校领导要求,公文由学校办公室或学校有关部门拟稿。拟稿应做到简洁、通顺。

拟稿人负责填写大连理工大学发文审批单(附件1)以下内容:

文件标题、内容摘要、主送机关、抄送(报)机关、附件、公开属性、缓急程度、密级、印数、拟稿部门、拟稿人及其联系方式。拟稿部门负责人对所拟文件认真审核并签署意见。

拟稿人将公文处理单、正文、附件以及文件电子稿送至学校办公室秘书科。

(二)校核:文稿校核应确保政治上、内容上、文字上准确无误。学校办公室秘书科校核人员须在公文处理单填写收文时间及在一校、二校处签署姓名。

(三)打印清样:文稿经核校无误后,用A4打印纸打印清样。

(四)签署拟办意见:送主管校领导签发前应由办公室主任或受委托的副主任签署拟办意见。文件内容涉及多个部门时,须请各有关单位会签。

(五)主管校领导签发:学校办公室负责将文稿送主管校领导签发,签发内容包括:是否同意发文,签发人、签发时间。如需二位以上校领导联合签发,签发顺序为副校长、副书记、校长、书记。

(六)登记编号:学校领导签发后,在发文登记薄上登记,并编发文序号。

(七)打印:发文字号用三号仿宋体,位于版头和红线之间居中;标题用二号加粗华文宋体,位于红线下方1厘米处居中;正文、落款用三号仿宋体(正文中一级标题用黑体、二级标题用加粗楷体),发文时间以校领导签发时间为准;主题词用三号华文中宋,发放范围用三号仿宋体,印制单位和印发时间用三号仿宋体,上述三者分三行全行排列,下加横线;印制份数在最末一行居右。

(八)装订:2页以上文件,左侧装订。

(九)加盖印章: 除会议纪要,一般文件用印与落款一致,干部聘任文件用校长手印。

(十)分发:普发性文件一般通过校园网“校务公开”栏的“校内文件”发布,其他文件视发文范围印发递送。

(十一)存档:文件发送完毕,文件原稿、校领导重要修改稿、正式文件二份及公文处理单一并存档。存档文件在第二年630日前按档案部门要求完成归档。公文存档的原件、修改稿、签发意见等须使用黑色、蓝黑色墨水(或符合存档要求的签字笔)填写。

(十二)原则上除学校办公室外,各职能部门一律不得对外正式行文。若各职能部处需以学校名义向校内外行文,只可用“大连理工大学”函件纸(学校办公室提供);以本单位名义校内行文可用本单位文件纸(自备)。

第五章  收文办理

第八条  收文办理指收到上级部门和学校各部门公文的办理过程,应执行以下程序:

签收登记Þ审核Þ办公室签署拟办意见Þ校领导签署批示意见Þ公文传阅Þ催办查办Þ存档。

第九条  校内各部门、单位提请办理的公文,由学校办公室秘书科负责签收、登记,并进行初审。初审通过后填写公文处理单,送学校办公室负责人签署拟办意见,报主管校领导批示或交有关部门办理,需要明确两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文,经学校办公室负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。

 第十条  收到上级机关下发或交办的公文,由学校办公室负责人提出拟办意见,送主管校领导批示。学校办公室秘书科应根据校领导的批示,按照一定的程序将公文送有关校领导或部门、单位负责人阅知。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,避免漏传、误传和延误。

承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应及时退回学校办公室秘书科。

第五章  附则

第十一条  本办法由学校办公室负责解释。

第十二条  本办法自发布之日起施行。

 

 

附件:1.大连理工大学发文审批单

2.大连理工大学公文制发程序图


大连理工大学发文审批单

缓急:      密级:       印数:     编号:大工                 

学校领导

   

 

会签部门

负责人意见

 

学校办公室

主任意见

 

秘书科核稿

一校                        二校

拟稿部门

 

负责人核稿

 

拟稿人

办公电话

移动电话

 

 

 

 

公开属性

□主动公开     □依申请公开     □不予公开  

 

 

 

 

 

 

100字左右)

 

 

主送机关:                            送:

 

关键词:

 


大连理工大学公文制发程序图

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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